« Nous recherchions une solution de gestion de nos plans d'ingénierie pouvant à terme supporter l'ensemble de notre documentation technique. Cette solution devait intégrer des processus d'approbation de documents avec signature électronique, qui soit facile à mettre en œuvre et à utiliser, pour répondre à notre besoin de standardisation et d'organisation de nos méthodes de travail.

Grâce à son interaction étroite entre données et processus, Lascom AEC a répondu à nos attentes. De plus, Lascom AEC est en totale conformité avec la norme FDA CFR 21 PART 11 (Food and Drugs Administration), obligation essentielle du secteur pharmaceutique »

M. Laurent Pontasse, Lilly - Responsable des Méthodes de Maintenance et d'Ingénierie du site de production de Fégersheim.

Références clients

Vos Défis

Les collectivités territoriales gèrent un patrimoine immobilier technique en perpétuel évolution (construction, rénovation, équipement, maintenance, ...), avec des contraintes budgétaires et réglementaires très fortes.

La dématérialisation des procédures impose la mise en place de nouveaux outils informatiques qui doivent prendre en compte toute la gestion technique des opérations liées à ce patrimoine, qu'elle soit financière, technique, réglementaire, ... et que tout soit tracé, accessible par tous les acteurs et apporte une vision unifiée à la direction.

La réponse Lascom AEC :

Référentiel de données + Gestion des procédures     La technologie de Lascom AEC permet de détenir l'exhaustivité des informations des dossiers au sein d'un référentiel de données et de les faire évoluer grâce à la gestion des processus, selon les procédures définies. Ainsi, les données d'un dossier auparavant transportées dans des navettes ou chemises sont dématérialisées et la gestion des processus de Lascom AEC automatise leur transport et les maîtrise avec des outils de classement et de rangement.

Les thématiques majeures

Gestion des documents et processus associés

Lascom AEC permet aux collectivités de disposer d'une connaissance technique et financière exhaustive de leur patrimoine grâce à une gestion de l'information structurée et une traçabilité totale des documents. Des Workflow « assistants » assurent la formalisation des échanges entre acteurs et facilitent leurs actions en mettant à leur disposition l'ensemble des données nécessaires à leurs tâches ;

Pilotage et maîtrise des projets immobiliers

Les collectivités ont également besoin d'avoir un outil leur permettant un suivi efficace de l'ensemble des dossiers et procédures associés à ce patrimoine. La constitution d'un dossier, c'est une diversité d'intervenants, un nombre croissant de documents et contrats échangés. Les contrats et documents doivent être bien gérés et constituer un référentiel de l'ensemble du projet de consultation. Les projets engagés doivent être rapidement « visibles ». Les circuits de gestion doivent être rationalisés et en particulier, les services impliqués doivent avoir une visibilité accrue de l'ensemble des projets en cours et de leur avancement. Les tableaux de bord dynamiques offrent aux utilisateurs concernés un suivi des actions afin de leur permettre d'optimiser les flux et d'anticiper sur tout dérapage (Plannings, états d'avancement, tableaux d'indicateurs, statistiques, ...) ;

Répondre aux exigences de dématérialisation
Lascom AEC facilite le travail collaboratif des collectivités à travers des procédures informatisées, des formulaires électroniques, des outils de gestion de projet.
Une part importante du projet est de pouvoir s'intégrer avec les applications génératrices de documents afin d'éviter les phases lourdes de saisie et d'indexation. Choisir Lascom AEC c'est garantir la traçabilité documentaire d'un projet mais aussi de l'ensemble des données critiques et des procédures.
Lascom AEC reprend au format électronique les formulaires papier et automatise leur circulation (demande d'information, validation, visa, consultation, ...) selon les procédures en vigueur.

Une production documentaire efficace
L'atelier de production de Lascom AEC, totalement intégré avec les outils de Microsoft Office a pour objectif de faciliter l'édition et l'archivage de ces documents à partir de modèles standards (Format Word) et CAO et leur personnalisation.

Grâce à son connecteur OFFICE, Lascom AEC permet à l'utilisateur de travailler sur ces documents en s'affranchissant des tâches de référencement et de suivi des versions, le système gérant automatiquement l'historique des documents. Il permet de plus la création automatique des documents à partir des informations existant dans le référentiel, diminuant ainsi drastiquement le temps de production des documents. L'acteur utilise des modèles, se concentre sur son métier (dessinateur, architecte, opérateur de saisie, ...) sans soucis d'enregistrement.

Gestion financière
Dans Lascom AEC les données financières sont des données associées aux opérations et aux sous dossiers, mais elles peuvent être automatiquement liées à des données Excel, grâce à un outil dédié : l'Excel Workshop. Ceci donne une très grande souplesse pour toutes les opérations de gestion associées au patrimoine immobilier :

• Les Inventaires physiques
• Les Calculs de surfaces
• Le Suivi des travaux
• Les Budgets des travaux
• Les Engagements
• La Gestion de l'inventaire comptable
• Les Valeurs comptables
• Les Mouvements de trésorerie, ...

Planification
Lascom AEC permet de planifier vos opérations d'architecture et de suivre vos besoins de trésorerie en temps réel (prévision des dates d'engagement et de décaissement des crédits de paiement avec précision,...). Grâce à Lascom AEC vous disposez des plannings à jour sur les opérations selon les différents points de vue pour anticiper tous les problèmes et imprévus.

Vous suivez l'avancement opérationnel et chronologique grâce à :

• Une gestion de projet collaborative en intégrant les acteurs participants à chaque opération ;
• Le suivi financier de réalisation des opérations (lien avec le progiciel comptable possible)
• Des tableaux de bord et des indicateurs de suivi opérationnel et de performance par programme et généraux ;

Vérification de la charte graphique :
Aujourd'hui, le nombre de sous traitants en constante augmentation et la zone géographique s'agrandissant sur un seul projet, les échanges de documents techniques et en particulier de plans ne peuvent se faire efficacement que si un minimum de règles communes est mis en place dans la réalisation de ces plans. Le respect par tous d'une charte graphique commune est donc nécessaire !

Le module de Contrôle de Charte Graphique permet un contrôle de conformité d'un plan AutoCAD stockés dans Lascom AEC avec la charte graphique définie pour le projet. L'outil répond à la définition d'une charte graphique suivant la norme ISO 13567 (Organisation et dénomination des couches de CAO dans les projets de construction). Il génère automatiquement un rapport contenant la liste des erreurs avec le détail (type d'entités, coordonnées, la règle, la valeur demandée, la valeur trouvée,...).

Reporting
Lascom AEC propose des tableaux de bord qui apporte une aide pour :

• Animer et gérer l'ensemble des échanges au sein de vos projets
• Superviser le suivi des actions
• Piloter les activités de vos projets
• Accélérer les prises de décision

Basée sur Microsoft Reporting Services, Lascom AEC offre une plateforme riche, performante et évolutive pour la création des rapports et le suivi des processus critiques :

• rapport des études ou analyses en cours de projet (graphiques, synthèses, tableaux)
• rapport de synthèses des processus